3月16日，保利旗下的武汉保利XX房地产开发有限公司委托代理人来我处称：根据武汉市住房保障和房屋管理局《市房管局关于进一步加强商品房销售全过程监管的通知》征求意见和《武汉市刚需人群首次购买新建商品住房优先选房操作规程（试行）》征求意见的要求，该公司保利海上五月花一期10号楼、11号楼住宅总房源462套，全部符合刚需房源的标准，需要摇号产生总房源的40%即185套刚需房源；该项目拟有刚需客户800余名，特申请对40%的刚需房屋、刚需客户选房顺序及刚需客户按顺序现场选房活动进行现场监督公证。

    刚需人群首次购买新建商品住房优先选房是武汉市政府今年推出的一项惠民利民工程。线上线下分三场对本次刚需优先选房活动进行全程现场监督公证在武汉市属首例，处领导高度重视，会同承办公证事项的公证员认真推敲每一个流程有可能出现的问题，专门制定措施和应急方案，严格把控受理申请、审查核实、现场监督等环节。 

A 受理申请环节

         有效沟通，了解公证需求，有针对性地做好材料收集工作。

    接到该公司公证申请后，我处进行了沟通了解，获悉保利海上五月花一期10号楼、11号楼住宅总房源462套（120平方米以下，单价18000元以下，购房人多于房源），按照刚需房源占40%的标准，需产生185套刚需房；目前拟有刚需客户800余名，故对这些刚需客户选房需分为三个现场活动，即40%刚需房源的产生、刚需客户选房排序、刚需客户按顺序现场选房——三次的结果都需要在公证员现场监督下产生；前两次通过计算机摇号，最后一次在开盘现场进行。该公司已拟定好《销售方案》，并将活动时间、地点等具体安排及相关信息在网上发布。

    根据我处的要求，该公司提交了主体资格材料、法定代表人的身份证件、代理人的身份证件和授权委托书、保利海上五月花项目资质材料（五证）、462套房源信息和853名刚需客户电子数据、开盘软件公司及软件著作权资料等，承办公证员制作了谈话笔录。

B 审查核实环节

    严格程序，认真审核材料，提出建议，确保摇号活动的严谨性。

    对该公司提交的相关材料，承办公证员逐一进行了审查核实，在工商信息网上核实了主体资格、法定代表人、营业执照、营业范围等资格证书，查询核实了与保利海上五月花一期10号楼、11号楼盘相关的五证。对软件开发公司的相关资质及计算机软件著作权证书进行审核，确认无误，摇号软件的合法合规性符合武汉市住房保障和房屋管理局有关文件的要求。

    公证员盛圆珍于3月22日和申请人武汉保利XX房地产开发有限公司的委托代理人XXX来到武汉市房产信息中心（武汉市房产档案馆）调取保利海上五月花10号楼、11号楼所有刚需意向购房人结果清册，对结果进行复核、查重后经该部门确认盖章。针对《销售方案》，建议将时间、地点、公证员信息、摇号软件公司信息细化进行公示；对刚需客户提交材料及如何操作选房细化约定，更具操作性；制定应急处理预案及纠纷处理方式。针对《刚需优先选房公证方案》，建议将三个现场监督公证事项分开细化规定，明确摇号现场如何操作，确定电脑操作人员、摄像人员等人员分工；建议邀请刚需客户代表全程监督参与；在刚需选房开盘现场，对签到时间明确规定，写明迟到、晚到、不到刚需客户的处理方式，现场突发状况如何处理等，使规则尽量完善、细化、更具操作性。

C 全程监督环节

       确保数据准确无误、刚需客户数据的真实性和完整性。

    为保证摇号活动的严谨性，承办公证员于摇号前一日再次校对所有462套房源信息和853名刚需客户电子数据，确认与武汉市房产信息中心（武汉市房产档案馆）备案信息完全一致后，即将载有上述数据的U盘封存于我处。

    3月27日上午9:00，刚需房源摇号和刚需客户选房顺序摇号活动在武汉市江天公证处进行。

   首先，请邀请的计算机专业人员协助进行摇号电脑的清洁性检查，逐一打开电脑网盘，查看电脑当下所有的数据软件，删除不必要软件和数据，排除存在多余不必要软件、外插U盘、外接网络情形；然后，公证员盛圆珍、张江波当着所有参与人的面拆开密封的数据U盘，允许软件操作人员开始数据录入工作。所有在场人员检查U盘内的房源数据和刚需客户数据。

    摇号活动正式开始，由5名刚需客户代表持市房地局提供的已盖章纸质版刚需客户名单随机抽查比对，确认数据完整性、与武汉市房产信息中心（武汉市房产档案馆）备案数据完全一致后，由电脑操作人员当场导入该数据。接着，由5名刚需客户代表亲自操作电脑软件，对刚需房源及选房顺序均进行数轮摇号测试，在场所有人员对产生的数轮数据结果进行比对，确认摇号结果的随机性。 

    摇号正式开始后，由操作人员点击开始摇号，五名刚需客户轮流随机喊停的方式，确定每组摇号数据，最终摇号产生了185套刚需房源及853名刚需客户的选房顺序并由在场人员在摇号结果上签字确认，摇号的全过程均进行了录像。公证员盛圆珍制作了工作记录，相关人员在记录上签字确认。

    市房管局和江夏区房管局的领导均在摇号现场监督见证。上述摇号全过程及产生的结果均在公证员盛圆珍、张江波的监督下完成。

     3月28日，我处指派资深公证员余国志与承办该案的盛圆珍工作小组一行四人抵达开发商开盘现场，首先检查27日所产生的选房区185套房源和853名刚需客户的选房顺序的网上公示电子数据与现场张贴的公示情况是否一致，结果完全一致；查看现场签到情况，确认刚需客户是否依据方案规则签到，确认签到总人数。

     正式开盘后，公证人员严格监督所有刚需客户按既定选房顺序进入选房区选房，选房人10人为一组，对刚需客户的身份资格进行有效核查，非本人的查看其委托书，并对最终放弃未进场选房的刚需客户明确注明，按序进场选房全过程也都进行了录像。公证员盛圆珍制作了工作记录，相关人员在记录上签字确认。

★★★★★ 办证要点提示：

    1、严格按照武汉市住房保障和房屋管理局《市房管局关于进一步加强商品房销售全过程监管的通知》征求意见、《武汉市刚需人群首次购买新建商品住房优先选房操作规程（试行）》征求意见、武汉市公证协会武汉市房地产企业开发协会《关于办理武汉市刚需人群首次购买新建商品房优先选房摇号现场监督及相关保全证据公证的指导意见（试行）》和《公证程序规则》的规定和要求办理。

    2、把握每个环节落实到位。首先，审查核实申办单位的相关资质，摇号软件开发公司的资质，收集该公司《营业执照》和法人信息提供计算机软件著作权证书，确认该摇号软件的合法合规性；再次，严格做好摇号软件所安装电脑的清洁性检查工作，排除所有影响公证的问题，要敦促申办单位对摇号软件电脑操作人员提前演练，确认摇号软件的操作方式，确保打印、投影设备运行正常，尤其请专业电脑公司工作人员在场监督检查，保证摇号软件是科学可行的；第三，详实完整地制作工作记录，保证现场监督公证的完整性。

    3、相互配合，齐抓共管，共同营造良好的摇号秩序。本次现场监督，刚需购房人员资格的审查由房产部门审核把关，确保了现场监督公证的真实性，武汉市公证协会武汉市房地产企业开发协会《关于办理武汉市刚需人群首次购买新建商品房优先选房摇号现场监督及相关保全证据公证的指导意见（试行）》从程序上、内容上把控，确保了刚需人群首次购买新建商品住房优先选房摇号现场监督的合法性，现场武汉市房地产企业开发协会、客户代表、申请人等多方参与高度透明，从形式到内容上有效地保证刚需人群首次购买新建商品房优先选房摇号活动公开、公平、公正。